WorkingHours - Time Tracking

Jeg begynner gjerne en arbeidsdag med flere ting å gjøre samtidig: litt kundearbeid, en oppgave som må ferdigstilles og små administrative avbrudd underveis. Da kan timene gli sammen, og det blir vanskelig å huske nøyaktig hva som hørte til hvilket prosjekt. WorkingHours - Time Tracking er laget for å gjøre den registreringen enklere. Jeg liker særlig at arbeidsflyten kan være så direkte: velg hva du jobber med, start målingen, og stopp når du er ferdig.

Fra første økt til oversikt

Det første jeg la merke til med WorkingHours - Time Tracking er hvor enkelt det er å komme i gang. Når du har lastet ned appen, er det bare å åpne den og begynne å legge inn prosjektene dine. Det er ingen kompliserte oppsett eller lange registreringsprosesser. Du kan hoppe rett inn i det som betyr noe: å spore tiden din.

Appen er designet for å være intuitiv. Du trenger ikke være en teknisk guru for å forstå hvordan alt fungerer. Bare skriv inn hva du jobber med, trykk på startknappen, og så er du i gang. Når du er ferdig, trykker du på stopp. Enkelt, ikke sant?

I praksis fungerer denne enkle start-og-stopp-rutinen best når prosjektlisten er ryddig. Jeg ville opprettet noen få tydelige prosjekter først, heller enn å lage en egen kategori for hver lille deloppgave. Bruk beskrivende navn som skiller kundearbeid fra interne oppgaver; da blir det lettere å forstå rapporten senere. For en selvstendig konsulent kan et prosjekt per kunde være nok, mens en student kanskje heller vil sortere etter fag eller større arbeidsbolker.

Et realistisk eksempel er en frilanser som starter med å svare på e-post, går videre til et kundeutkast og avslutter med en kort rettelse. Hvis alt registreres som én lang økt, blir timelisten lite nyttig. Ved å stoppe måleren når arbeidet skifter, og starte den igjen på riktig prosjekt, får du en mer troverdig oversikt uten å måtte rekonstruere hele dagen på kvelden. Den lille vanen er viktigere enn å lage et avansert system fra første stund.

Prosjekter, oppgaver og notater

En av de beste funksjonene i denne appen er dens mulighet til å tilpasse seg dine behov. Du kan opprette forskjellige prosjekter og tilordne ulike oppgaver til dem. Dette gjør det lett å holde oversikt over hva du bruker tiden din på. Om du jobber på flere prosjekter samtidig, er dette et must.

Appen lar deg også legge til notater og kommentarer til hver oppgave. Dette er spesielt nyttig hvis du ønsker å huske spesifikke detaljer om hva du gjorde. For eksempel, hvis du har en briljant idé midt i arbeidet, kan du enkelt legge til det i notatene.

Jeg ville brukt notatfeltet til konkrete leveranseopplysninger, ikke som en ekstra dagbok. En kort merknad som beskriver hva som ble gjort, kan gjøre en post forståelig når du ser tilbake på den eller skal forklare den for en kunde. Det er også et nyttig skille mellom selve tidsregistreringen og arbeidsnotater som ellers fort kan bli liggende spredt i meldinger eller på lapper.

En avveining er at flere prosjekter gir mer detalj, men også flere valg hver gang du begynner å jobbe. Hvis du stadig må lete etter riktig oppgave, kan registreringen bli et avbrudd i stedet for en hjelp. Jeg ville derfor startet med en enkel struktur og bare lagt til underoppgaver når de faktisk gir bedre rapportering eller gjør fakturagrunnlaget tydeligere.

Når timer skal videre til rapport og faktura

En av de mest imponerende delene av WorkingHours er rapporteringssystemet. Appen genererer detaljerte rapporter som gir deg innsikt i hvordan du bruker tiden din. Du kan se hvor mye tid du har brukt på hvert prosjekt og få en klar forståelse av hvor effektiv du egentlig er.

Denne funksjonen er gull verdt hvis du fakturerer timer til kunder. Du kan eksportere rapportene og sende dem direkte, noe som sparer tid og reduserer stress.

Her kommer en viktig arbeidsflyt: registrer øktene mens detaljene fortsatt er ferske, kontroller prosjektfordelingen før du lager en rapport, og eksporter først når periodens poster gir mening samlet. Excel-eksporten kan være nyttig når du vil kontrollere summer, sortere oppføringer eller legge timene inn i et annet regnearkbasert faktureringsløp. Den erstatter likevel ikke nødvendigvis hele faktureringsprosessen; den praktiske verdien er først og fremst at tidsgrunnlaget blir enklere å ta med videre.

For en kunde som ønsker en forståelig spesifikasjon, betyr korte og presise oppgavenavn mye. «Arbeid» sier lite, mens en beskrivelse av hvilken leveranse eller hvilket arbeidsparti timen gjelder, er mer nyttig. Jeg ville også sett over poster som krysser en pause eller et prosjektbytte før eksport, slik at små feil ikke blir til spørsmål når fakturaen allerede er sendt.

Appen har også fakturafunksjoner og en Pomodoro-funksjon, som kan passe ulike arbeidsmåter. Pomodoro er relevant hvis du vil dele konsentrasjonsarbeid i avgrensede økter, mens fakturering treffer bedre for dem som tar betalt per time. Det er ikke nødvendig å bruke alt på én gang: jeg ville først etablert en pålitelig tidsregistrering og deretter vurdert hvilke ekstra verktøy som faktisk passer rutinen min.

Bytte mellom enheter uten å miste tråden

La oss ikke glemme at appen er tilgjengelig både på Android og iOS. Dette gjør det enkelt å bytte mellom enheter uten å miste oversikten over tiden din. Du kan begynne å spore tid på telefonen din og fortsette på nettbrettet ditt uten problemer.

Og hvis du jobber med en datamaskin, har WorkingHours også en nettversjon. Det er denne typen fleksibilitet som gjør appen til et kraftig verktøy for både frilansere og profesjonelle.

En nyttig måte å tenke på enhetsbyttet er å bruke den enheten som allerede er nærmest arbeidet: telefonen når du er ute hos en kunde, og en større skjerm når du sitter ved skrivebordet. Det kan redusere friksjonen ved å føre timer etterpå. Samtidig bør du unngå å anta at alle plattformer oppfører seg helt likt i enhver situasjon; velg én hovedmåte å registrere på hvis du merker at bytte mellom enheter gjør det uklart hvor en økt ble startet eller avsluttet.

GPS-geofence er en annen funksjon som kan være aktuell for arbeid som skjer på bestemte steder. Den kan gjøre stedsbasert tidsregistrering relevant for noen arbeidsrutiner, men den er ikke nødvendig for alle. Hvis du arbeider hjemmefra, på skiftende steder eller med oppgaver som ikke følger en fast lokasjon, kan vanlig manuell start og stopp være mer oversiktlig enn å bygge rutinen rundt geografiske grenser.

Hvem får mest ut av den?

Som en som alltid prøver å få mest mulig ut av dagen, har denne appen vært en redningsplanke. Jeg kan nå enkelt se hvor jeg bruker for mye tid og justere deretter. Det har gitt meg en ny forståelse av hvordan jeg bruker tiden min og hjulpet meg med å bli mer produktiv.

Jeg har også blitt mer bevisst på hvor jeg kan kutte ned på unødvendig tidsbruk, noe som har gitt meg mer fritid. Og hvem ønsker ikke det?

Jeg synes den passer særlig godt for frilansere, konsulenter og andre som trenger å skille arbeid mellom prosjekter, eller som må kunne forklare hvor fakturerbare timer gikk. Den kan også være nyttig for ansatte som ønsker et personlig bilde av arbeidsdagen, så lenge de selv har nytte av å føre tiden. At den er gratis å begynne med, gjør det enklere å prøve en slik rutine uten å binde seg til et betalt verktøy med en gang.

Det er likevel ikke den beste løsningen for alle. Hvis du trenger at et helt team fordeler oppgaver, godkjenner timer og følger fremdrift samlet, vil et dedikert prosjektstyrings- eller timeregistreringssystem for arbeidsplassen ofte være et bedre valg. Og dersom du bare ønsker et grovt anslag på hvor lenge du bruker på vaner eller fokusøkter, kan en enkel stoppeklokke være mindre arbeid enn å vedlikeholde prosjekter og oppgaver.

Sammenlignet med et regneark er fordelen her at du kan starte og stoppe registreringen fortløpende og samle oppføringene mer systematisk. Regnearket gir på sin side større frihet til å forme tabeller og beregninger, men krever mer manuell disiplin. En vanlig klokke eller timer er rask for én enkelt økt, men blir fort upraktisk når du vil skille mellom flere kunder og senere hente ut en rapport. Valget avhenger derfor av om du først og fremst trenger presise løpende poster eller maksimal kontroll over hvordan dataene presenteres.

WorkingHours er utviklet av Timo Partl og ligger i kategorien jobbrelaterte verktøy. Appen har en gjennomsnittlig vurdering på 4,5 fra rundt 3,6 tusen vurderinger, og den er installert over 100 tusen ganger. Den er gratis, har PEGI 3-aldersmerking og ble lansert 20. september 2017. På Android er versjon 2.16.3 oppført med minimumskrav om Android 8.0; enkelte kjøp i appen koster fra 13 til 115 kroner ved fakturering via Play.

Friksjon, vaner og siste vurdering

Den største utfordringen er ikke nødvendigvis appen, men å huske å bruke den. Hvis du ofte glemmer å starte måleren etter pauser eller når du hopper mellom oppgaver, blir rapporten mindre pålitelig. En kort gjennomgang mot slutten av arbeidsdagen kan hjelpe: se etter lange økter som burde vært delt, tomme eller uklare beskrivelser og arbeid som ser ut til å ligge på feil prosjekt. Det tar litt oppmerksomhet, men er mer håndterlig enn å forsøke å gjenskape alle timene flere dager senere.

For nye brukere ville jeg prøvd en normal arbeidsuke med bare de viktigste prosjektene og notert hva som faktisk er vanskelig å finne igjen. Hvis rapportene ikke svarer på spørsmålene du har, kan du justere oppsettet etterpå. Det er en bedre start enn å bygge et detaljert hierarki før du vet om du trenger det. Den samme tilnærmingen viser også om notater, eksport, Pomodoro eller geofence passer arbeidsdagen din, uten at funksjonene må bli obligatoriske deler av rutinen.

Alt i alt, hvis du er ute etter en enkel, men kraftig tidssporingsapp, kan jeg varmt anbefale WorkingHours - Time Tracking. Den har alle funksjonene du trenger uten å være komplisert, og den vil garantert hjelpe deg med å få mer kontroll over tiden din.

Min anbefaling gjelder særlig hvis du er villig til å registrere arbeidet løpende og ønsker at timer skal kunne bli til en forståelig oversikt senere. Hvis du trenger teamgodkjenning, omfattende prosjektstyring eller helst vil slippe å tenke på tidsføring, ville jeg valgt en annen type løsning. For en enkeltperson som vil gå fra spredte arbeidsøkter til ryddigere prosjektposter, gir WorkingHours en praktisk balanse mellom rask registrering og nyttig rapportering.